Электронная исполнительная документация в 2026 году: что обязательно, а что нет
Если вы слышали, что «с 1 марта 2026 года исполнительная документация — только в электронном виде», это неверно. Мы прочитали приказы Минстроя по официальным публикациям и разложили, что обязательно, что остаётся выбором застройщика и что на самом деле изменилось 1 марта.
Коротко
- Вести исполнительную документацию (ИД) в электронном виде не обязательно. На бумаге или электронно — решает застройщик или технический заказчик (п. 1 порядка по приказу Минстроя № 344/пр).
- Приказ № 369/пр, вступивший в силу 1 марта 2026 года, только добавил два формата: ifc для цифровых информационных моделей и LandXML для инженерной цифровой модели местности.
- Если выбрали электронную форму, требования строгие: XML по схемам Минстроя, где они есть; усиленная электронная подпись; информационная система с резервными копиями и журналом операций.
- Общий журнал работ тоже можно вести электронно — по решению заказчика (приказ № 1026/пр).
- Бумажную ИД при электронной не дублируют.
Что говорит норма
Состав и порядок ведения ИД утвердил приказ Минстроя России от 16.05.2023 № 344/пр — на основании ч. 1.5 ст. 52 Градостроительного кодекса. Приказ применяется с 1 сентября 2023 года до 1 сентября 2029 года.
Ключевой пункт — п. 1 порядка: ведение ИД «по решению застройщика, технического заказчика, лица, ответственного за эксплуатацию здания, сооружения, регионального оператора осуществляется на бумажном носителе или в форме электронных документов без дублирования на бумажном носителе» — при условии выполнения пунктов 4, 5 и 9 порядка.
Из этого следуют три вывода:
- Выбор за застройщиком, а не за подрядчиком и не за надзором.
- Либо бумага, либо электронные документы. Вести одно и то же дважды норма не требует.
- Электронная форма — с условиями. Решили вести электронно — выполняйте требования к подписи, формату и хранению.
| Вопрос | Ответ по приказу № 344/пр |
|---|---|
| Обязательно ли вести ИД в электронном виде? | нет, по решению застройщика (п. 1) |
| Кто формирует и ведёт ИД? | лицо, осуществляющее строительство, по перечню, утверждённому застройщиком (п. 2) |
| Сколько экземпляров на бумаге? | по числу лиц, которые подписывают документ (п. 1) |
| Кто хранит ИД во время стройки? | лицо, осуществляющее строительство (п. 6) |
| Когда передать застройщику? | если есть госстройнадзор и договор не задаёт срок — в течение 5 рабочих дней с даты получения заключения о соответствии (п. 7) |
| Сколько хранить? | весь срок эксплуатации объекта (п. 8) |
Что изменилось 1 марта 2026 года
Приказ Минстроя России от 23.06.2025 № 369/пр зарегистрирован в Минюсте 22.07.2025 и вступил в силу 1 марта 2026 года. Его полное название — «О внесении изменений в пункт 5 порядка ведения исполнительной документации…».
Весь приказ — одно изменение: п. 5 порядка дополнен двумя подпунктами.
- «в» — ifc или иной формат данных с открытой спецификацией — для цифровых информационных моделей;
- «г» — LandXML или иной формат данных с открытой спецификацией — для инженерной цифровой модели местности.
Ни обязанности вести ИД электронно, ни новых правил подписи или хранения в нём нет. Если вам говорят, что «с 1 марта бумажную ИД больше не примут», попросите показать пункт нормы.
Если застройщик выбрал электронную ИД
Подпись
ИД в форме электронных документов подписывают те же лица, что и бумажную (п. 3 порядка), но электронной подписью одного из двух видов (п. 4):
- усиленной неквалифицированной, если её сертификат создан и используется в инфраструктуре Госуслуг по правилам постановления Правительства от 01.12.2021 № 2152;
- усиленной квалифицированной.
Скан бумажного акта с подписями ручкой электронным документом в смысле п. 4 не является: он не подписан электронной подписью.
Формат
- Основной формат — XML (п. 4 порядка). Схемы размещает Минстрой на своём сайте, и в действие они вступают через 3 месяца после размещения. После выхода новой версии ещё 3 месяца со дня её вступления обеспечивается доступ к прежней.
- Если схемы для документа на сайте Минстроя нет, формат зависит от содержания (п. 5):
- doc, docx, odt — текстовые документы без формул;
- pdf — тексты с формулами или изображениями и графические документы;
- ifc — цифровые информационные модели (с 1 марта 2026 года);
- LandXML — инженерная цифровая модель местности (с 1 марта 2026 года).
Схема для АОСР есть: по копии сайта Минстроя в Internet Archive от августа 2025 года, действующая версия опубликована 21 мая 2024 года, до неё были версии от 19.06.2023 и 23.11.2022. Перед началом работ проверьте на сайте Минстроя, нет ли более новой версии: схему меняет только министерство, участники строительства её не правят.
Хранение
Электронную ИД хранят в информационной системе, которая обеспечивает (п. 9 порядка):
- резервное копирование документов и подписей в составе метаданных;
- восстановление документов и метаданных из резервных копий;
- протоколирование доступа и других операций;
- автоматические журналы учёта точного времени и фактов размещения, изменения и удаления информации, содержания изменений.
Папка на общем диске и переписка в мессенджере этим требованиям не отвечают.
Общий журнал работ в электронном виде
Форма и порядок ведения общего журнала работ утверждены приказом Минстроя России от 02.12.2022 № 1026/пр (применяется с 1 сентября 2023 года до 1 сентября 2029 года). Правила для электронного журнала:
- форма ведения — по решению заказчика, на бумаге или электронно без дублирования (п. 2);
- форму можно сменить в процессе стройки: старый журнал переводят в режим хранения, записи в новый не дублируют (п. 3);
- электронный журнал — XML с возможностью выгрузить весь журнал в нередактируемые документы для печати на листах A4 (п. 5);
- записи подписывают усиленной неквалифицированной или квалифицированной подписью (п. 14);
- изменение записи — новая версия с причиной изменения; удалять сохранённые записи нельзя, история хранится весь срок хранения журнала (п. 15).
Пять заблуждений об электронной ИД
| Заблуждение | Что в норме |
|---|---|
| «С 1 марта 2026 года бумажную ИД не примут» | форму выбирает застройщик (п. 1 порядка); приказ № 369/пр добавил только форматы ifc и LandXML |
| «Электронная ИД — это сканы подписанных актов» | электронный документ подписывают усиленной электронной подписью (п. 4); скан с подписью ручкой — не он |
| «Всё должно быть в XML» | XML — там, где Минстрой разместил схему; без схемы — doc, docx, odt или pdf (п. 5) |
| «Надёжнее вести и электронно, и на бумаге» | норма говорит о ведении в электронной форме «без дублирования на бумажном носителе» (п. 1) |
| «Форму выбирает подрядчик или надзор» | выбирает застройщик, технический заказчик, лицо, ответственное за эксплуатацию, или региональный оператор (п. 1) |
Что взвесить перед переходом
Электронная ИД избавляет от пачек бумаги, но переход требует подготовки от всех участников, а не только от ПТО генподрядчика.
- Подписи у всех подписантов. Представители застройщика, подрядчика, проектировщика и каждого субподрядчика, выполнявшего работы, должны подписывать усиленной электронной подписью. Если хотя бы один участник не готов, акт не подписать.
- Полномочия сотрудников. Если подписывает не руководитель, а сотрудник, уточните у юриста, какой документ о полномочиях нужен для электронной подписи.
- Система для хранения. Нужна система с резервными копиями, журналом операций и историей изменений (п. 9). Договоритесь, чья это система и как к ней получают доступ субподрядчики и технадзор.
- Приём у надзора. Уточните у органа госстройнадзора вашего региона, как он принимает электронную ИД и журнал: через какую систему и в каком виде.
- Срок перехода. Форму журнала можно сменить в процессе стройки (п. 3 порядка по приказу № 1026/пр). Порядок ИД такой оговорки не содержит, поэтому решение о форме ИД лучше принять до начала работ.
Как понять, что нужно вашему объекту
- Посмотрите договор и решение застройщика. Форма ведения ИД и журнала — его выбор. Ищите его в договоре или в письме застройщика.
- Уточните у застройщика перечень ИД (п. 2 порядка) — по нему вы её формируете.
- Если выбрана электронная форма, договоритесь заранее: в какой системе её ведут, кто и какой подписью подписывает, как передаются документы субподрядчиков.
- Если бумага, ведите её аккуратно и не тратьте силы на XML «на всякий случай» — по норме дублировать не нужно.
- В любом случае держите данные для ИД в порядке с первого дня: акты, схемы, документы о качестве, записи журнала. Тогда переход на электронную форму на следующем объекте — вопрос выгрузки, а не переписывания.
Что заполнять в самом акте, разобрано в материале «АОСР: образец заполнения и 7 частых ошибок». Бланк — в шаблоне «АОСР: образец».
Материал не является юридической консультацией. Нормы сверены по официальным публикациям на дату, указанную ниже.
Как с этим помогает THRYM
THRYM ведёт исполнительную документацию так, чтобы подходили обе формы. Акты выпускаются в PDF и Word по образцу 344/пр. Для надзора можно выгрузить XML АОСР по схеме Минстроя — до выдачи THRYM проверяет его по схеме и показывает, какое поле поправить. Пакет ИД собирается с описью. Подключение электронной подписи — по договору с провайдером, когда застройщик выберет электронную форму.